Comment (se) préparer (pour) une communication?



Votre rythme cardiaque augmente, vous transpirez, votre voix tremble, vous gardez les yeux rivés sur vos notes et les lisez le plus rapidement possible pour en finir... Voilà à quoi ressemble souvent une première communication! Peut-être vous souvenez-vous d'une autre présentation qui vous a particulièrement marqué·e lors d'un colloque? Tentez d'identifier ce que vous avez le plus apprécié : la manière dont le contenu était livré avec simplicité et efficacité, le débit de voix de la panéliste ou alors sa capacité d'alléger la présentation avec des images et anecdotes pertinentes... Ces caractéristiques sont bien souvent le résultat d'une préparation efficace et réfléchie.


Présenter des résultats de recherche devant des collègues peut être angoissant. Et même en ayant de l'expérience, il est toujours possible de s'améliorer. Voici donc quelques conseils pour bien préparer et livrer une communication.


Avant la communication :

  • Mots clés ou texte? Certaines personnes sont plus à l'aise de livrer une communication avec des fiches et des mots clés, d'autres avec un texte complet. Dans mon cas, je préfère un texte afin de ne rien oublier et, dans le doute, me fier aux formulations déjà préparées. Il est toutefois important de ne pas écrire le texte comme s'il s'agissait d'un article : il faut l'«oraliser», c'est-à-dire le rendre le plus près possible de la langue parlée, en privilégiant les phrases et formulations simples. Certains concepts trop complexes ou mots difficiles à prononcer doivent donc être évités.

  • Tenir compte du type de public. Dans quel colloque présentez-vous? Quels sont les champs de spécialisation des personnes qui assisteront à votre panel? S'il s'agit d'un colloque général ou interdisciplinaire, vaut mieux bien définir et introduire certaines notions avec lesquelles le public sera moins familier. À l'inverse, si vous présentez dans un colloque très spécialisé, il sera possible d'approfondir certains aspects plus pointus...

  • Restreindre son sujet. Il est impossible de présenter l'ensemble des résultats d'un mémoire ou d'une thèse! Il faut donc se limiter à une idée principale et, si possible, l'inscrire en lien avec la thématique du colloque. À quelle question votre communication permettra-t-elle de répondre? Organisez votre argumentation en quelques sous-points. Au besoin, il est possible de présenter en introduction ou en conclusion en quoi ce sujet plus précis s'inscrit dans le cadre de vos recherches plus larges.

  • Savoir bien introduire. Certain·es panélistes parviennent à attirer l'attention du public dès le départ avec une amorce forte, une question stimulante et un plan prometteur. Trouvez des moyens de gagner la curiosité de l'audience pour qu'elle ait envie de vous suivre du début à la fin!

  • Aérer la présentation. Parler pendant 20 minutes sans arrêt, ce sera épuisant pour vous et pour le public! Vaut mieux aérer la présentation avec des pauses déjà prévues (incluez-les dans vos notes), des images, des anecdotes ou des faits inusités pertinents. Les pauses de quelques secondes permettront à l'auditoire d'assimiler l'information et à vous, de reprendre votre souffle ou de boire une gorgée d'eau! Une anecdote bien placée ou un fait surprenant découvert dans la recherche pourra alléger la densité du contenu. Les présentations les plus captivantes sont celles qui réussissent à raconter une histoire avec un certain équilibre entre tous ces éléments.

  • Limiter les citations. Qu'elles soient lues ou affichées sur une présentation Powerpoint, les citations alourdissent le fil de la communication. Vaut donc mieux les réduire au minimum en privilégiant des passages courts et essentiels... et paraphraser au besoin!

  • Conclure en force. Profitez de votre conclusion pour rappeler vos intentions de départ, synthétiser les éléments forts de votre présentation et souligner les résultats importants. En quelques mots, que faut-il retenir? Préparez également une dernière phrase percutante qui permettra de terminer en force votre communication.

  • Organiser sa présentation Powerpoint. Très souvent, les panélistes utilisent une présentation Powerpoint comme complément visuel. Celle-ci est pratique, en autant qu'elle ne vole pas la vedette! Utilisez-la pour présenter le « squelette » de la communication, des images ou des éléments graphiques importants. Pensez également à limiter le nombre de diapositives pour ne pas vous embourber dans leur gestion pendant la communication... et marquez, dans vos notes, les moments où vous devrez changer les diapositives.

  • Prévoir les imprévus. Par prudence, vaut mieux avoir sa présentation Powerpoint sur deux supports : clé USB et courriel ou dossier Dropbox. Si vous oubliez votre clé USB, vous aurez donc une autre alternative. Il est aussi préférable d'avoir une version PDF de la présentation au cas où Powerpoint ne serait pas installé sur l'ordinateur prêté au colloque. Si vous projetez depuis votre propre ordinateur, assurez-vous que la pile soit bien chargée et d'avoir les adaptateurs (VGA/HDMI) nécessaires pour le brancher sur le projecteur. Renseignez-vous auprès du comité organisateur au sujet du matériel sur place.

  • Se préparer à l'avance et répéter. Si le fait de présenter une communication occasionne déjà beaucoup de stress, une préparation quelques semaines à l'avance permettra d'assimiler le contenu et de l'améliorer au besoin. La répétition à voix haute, seul·e, devant des collègues, un·e colocataire ou un·e ami·e nous rendra plus à l'aise et fluide, tout en s'assurant de respecter le temps alloué... Les notions trop complexes ou les mots difficiles à prononcer pourront également être retirés.

  • Anticiper les questions. La période des questions peut sembler plus terrifiante qu'elle ne l'es réellement... Mais en cas de doute, vaut mieux se préparer mentalement à répondre à certaines d'entre elles. Quelles questions aimeriez-vous vous faire poser? Quelles questions craignez-vous? Noter quelques éléments de réponse aide à se sentir plus en confiance.


Le jour de la communication :

  • Arriver bien reposé·e. Malgré le stress, tentez de dormir suffisamment la veille et d'arriver reposé·e et nourri·e avec un repas léger. Si vous présentez le matin, assurez-vous de « réveiller » votre voix en parlant, en buvant thé ou café, ou alors en prenant une douche.

  • Porter des vêtements légers et s'hydrater. La nervosité peut vous faire suer abondamment et rendre votre bouche sèche. Prévoyez donc des vêtements qui « respirent bien » et sur lesquels les marques de transpiration paraissent moins... Et une grande bouteille d'eau!

  • Imprimer et anoter le texte de présentation. Vaut mieux avoir son texte sur papier plutôt qu'à l'ordinateur. Non seulement ça évitera les imprévus (une pile vidée et aucune prise de courant!), mais je trouve que l'ordinateur crée une « barrière » entre vous et le public et le fait de voir quelqu'un lire sur un écran est moins intéressant. En lisant sur papier, vous pourrez plus facilement « interagir » avec le public et, avant, anoter le texte, souligner les concepts sur lesquels insister, biffer les parties moins importantes ou vous indiquer des rappels (parler moins vite, changer de diapositive, etc.). Durant la présentation, il est plus facile de tourner les pages lorsqu'elles sont recto seulement et non brochées. Pensez aussi à apporter un crayon et des feuilles supplémentaires pour prendre des notes durant les communications des autres panélistes et inscrire les questions que l'on vous posera à la fin.

  • Arriver à l'avance. En vous présentant à la salle une quinzaine de minutes à l'avance, vous aurez amplement le temps de vous assurer que l'équipement technique (micro, projecteur, ordinateur, télécommande) fonctionne. Profitez-en pour analyser la salle et sa disposition : dans une salle étroite et profonde, il faudra parler plus fort pour que tout le monde vous entende.

  • Se présenter. Si le ou la président·e du panel ne le fait pas, pensez à vous présenter, ainsi que le contexte de votre recherche, au début de la présentation.

  • Respirer! Prenez le temps de respirer et de boire de l'eau. Ralentissez votre débit de parole et prenez des pauses entre les diapositives.

  • Parler assez fort. Pour être entendu·e, parlez assez fort vers le public (et non vers la table), articulez, utilisez des intonations pour éviter que votre communication soit monotone. Ces éléments peuvent être pratiqués à l'avance. S'il y a un micro, il est probablement unidirectionnel : il faut donc s'assurer de parler droit devant.

  • Ne pas cacher ses mains. Vos mains ne doivent pas être cachées sous la table. Posez-les sur la table et, au fil de votre présentation, laissez aller votre gestuelle! Vous aurez l'air moins figé·e et plus dynamique.

  • Regarder le public. Même si vous lisez un texte déjà préparé, n'oubliez pas de lever les yeux fréquemment pour établir un contact visuel avec le public et balayer la salle du regard.

  • Respecter le temps alloué. La plupart des colloques prévoient un temps de présentation de 20 minutes par panéliste. Par respect pour les autres et pour avoir l'air bien préparé·e, assurez-vous de respecter le temps alloué. Et surtout, ne dites pas « Finalement, je n'ai pas eu le temps d'aborder cet aspect, alors vous me le demanderez pendant la période de questions! »...

  • Noter les questions. Pendant la période de questions, plusieurs interventions peuvent se succéder avant que vous n'ayez l'occasion de répondre. Afin de ne rien oublier, lorsque quelqu'un vous posera une question, prenez le temps de la noter et d'inscrire deux ou trois éléments de réponse. Et si vous n'avez pas la réponse, vaut mieux le dire que d'inventer quelque chose! Rappelez-vous : (presque) personne ne va écouter une communication pour attendre le panéliste avec une brique et un fanal à la toute fin. La plupart des interventions seront constructives et bien intentionnées. Saisissez cette occasion pour approfondir vos réflexions sur votre recherche et votre démarche. Bien prendre la critique fait aussi partie du processus d'apprentissage.

  • Et après? Prenez le temps de discuter et d'échanger avec vos collègues. Les colloques sont des occasions fantastiques pour avoir accès à des résultats de recherche inédits et découvrir des travaux stimulants. Profitez-en!


Bien sûr, il est long et difficile d'intégrer tous ces conseils... Il faut surtout garder en tête qu'aucune communication n'est parfaite, mais il est toujours possible de se préparer autant que possible pour la prendre intéressante et stimulante. Et plus on pratique, plus on s'améliore!

© 2020 Camille Robert

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